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COORDENAÇÃO EXECUTIVA

Engloba o objeto geral do trabalho oferecido: serviços de Coordenação Executiva da estrutura técnico-gerencial necessária à realização do evento. Reforça a natureza coletiva e articulada do trabalho de organização de eventos.

Em organograma resumido, a Coordenação Executiva está entre a Coordenação Geral (diretorias e comissões organizadoras) e os fornecedores, apoiadores, patrocinadores e participantes em geral.

Esse serviço inclui a participação da Síntese nas etapas gerenciais de planejamento, organização, realização e avaliação do evento, com a disponibilidade de pessoal para as grandes áreas de concentração da organização do evento.

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PROJETOS E MOBILIZAÇÃO DE RECURSOS

Administração financeira para gestão e apoio à captação de recursos:

  • Matriz na qualidade de relacionamento institucional entre realizadores, patrocinadores e fornecedores;
  • Elaboração dos projetos de apoio financeiro junto às agências públicas regulares de fomento e junto a outros eventuais parceiros, públicos ou privados, que venham a ser indicados pelo cliente;
  • Apoio ao gerenciamento e ao uso dos recursos, com posterior elaboração das prestações de contas do evento;
  • Apoio ao gerenciamento financeiro do evento e à busca por superávit final, com acompanhamento através de planilhas de centro de custos e fluxo de caixa, compartilhadas em formato on-line.
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Informatização, comunicação e gestão eletrônica do evento pela internet. Desenvolvimento e disponibilização de site e sistemas eletrônicos on-line para o gerenciamento dos processos a seguir.

Site e sistema online de gerenciamento para eventos:

  • Suporte ao site oficial do evento;
  • Acompanhamento e suporte ao processo de inscrições, incluindo baixa de pagamentos em boletos e cartões;
  • Submissão de propostas de atividades e/ou trabalhos;
  • Avaliação e seleção das propostas;
  • Comunicação com os participantes;
  • Sistema de inscrições on-line;
  • Fluxo financeiro do recebimento de inscrições e controle de caixa na secretaria do evento;
  • Produção de estatísticas sobre os participantes;
  • Endereço eletrônico personalizado (web site) para divulgação de informações do evento;
  • Suporte técnico durante todo o período de pré-organização e de realização do evento.


Elaboração da Programação:

  • Preparação do conteúdo da programação (atividades, datas e locais) para impressão;
  • Site pós-evento para hospedagem definitiva do cliente com anais e ISSN.


Secretaria Local de Credenciamento:

  • Dimensionamento da infraestrutura específica (equipamentos, configuração, material de consumo e suporte);
  • Impressão de certificados, crachás e outros materiais;
  • Organização e treinamento da equipe de atendimento;
  • Configuração de sistema local de inscrições;
  • Presença de técnicos nos dias e local de realização do evento para montagem e suporte ao funcionamento do sistema eletrônico.
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INFRAESTRUTURA E COMUNICAÇÃO VISUAL

A Síntese planeja, organiza e executa todas as etapas de seu evento, desde a escolha do local, a montagem, as inscrições, a programação visual e inúmeras outras atividades (ver detalhamento abaixo) até o final, com a desmontagem e a avaliação dos resultados.

Preparação e organização de espaços:

  • Definição e reserva de salas e demais espaços físicos;
  • Definição do partido arquitetônico do evento, considerando o fluxo de pessoas e atividades;
  • Layout e sinalização do evento, projeto e execução (montagem e desmontagem);
  • Coordenação e acompanhamento da montagem e da infraestrutura local do evento;
  • Negociação, acompanhamento da contratação e da execução de serviços especializados de: locação de equipamentos, montagem de estandes, tradução simultânea, alimentação (coquetéis, jantares, coffee breaks), cerimonial, limpeza e segurança;
  • Montagem de estandes e lançamento de livros.

Gráfica e material de suporte ao participante:

  • Negociação, contratação e acompanhamento dos serviços para produção e impressão de cartazes, folhetos, certificados, crachás, pastas, canetas, blocos para anotações, faixas e outros. Pode incluir a criação das artes gráficas.

Monitoria:

  • Envolve a contratação e a capacitação de coordenadores de equipe e demais colaboradores.
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VIAGENS E RESERVAS PARA EVENTOS

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